Googleフォームを個人の日報管理に利用してみよう

以前の記事で、Googleフォームを利用して簡単アンケートフォームを作成する方法をご紹介しました。

Googleフォームの用途として、「アンケート」を作成するというのが最もポピュラーであると思いますが、アイデア次第で他にもいろいろな用途で活用できるのではないでしょうか。

  1. 決まった形式の情報を収集
  2. 集まった情報を整理および分析

という流れの業務であれば、その業務にはGoogleフォームを利用できる可能性があります。

そこで今回は、一つの応用例としてGoogleフォームを日報管理ツールとして活用する方法をご紹介してみたいと思います。

通院記録を管理する

今回の題材として、「交通事故治療のための通院記録」をピックアップしてみます。

交通事故にあって治療が必要になった場合、保険会社からの対応として「治療費」「休業補償」「慰謝料」などがありますが、後々保険会社とトラブルにならないためにも、日々の通院実績を管理しておくほうが絶対によいです。
ここにGoogleフォームを利用してみたいと思います。

管理する項目

今回は通院実績として以下の項目を管理します。それぞれGoogleフォームの設定画面と合わせて確認してみます。

通院日

通院日は日付形式で入力します。年月日と時刻まで入力させるようにしました。年月日については、カレンダーを利用して入力ができます。
また、必ず入力しなければならない項目として、右下の「必須」を有効にします。必須項目は、未入力で登録しようとすると画面上でエラーとなるため、ミスによる入力漏れを防ぐことができます。

通院先

通院先はラジオボタン形式で入力します。ラジオボタンはあらかじめ用意された候補の中から一つだけ選択させる場合に利用します。

内容

内容(治療内容)もラジオボタン形式で入力します。項目の中に「その他」という項目がありますが、「その他」を選択するとプラスで任意の文字も入力できるようになります。

休業有無

休業有無もラジオボタンで形式です。休業補償のための項目ですね。

備考

備考は「記述式」で入力します。ここは必須入力を無効にしてあります。

できあがった入力フォーム

以上の設定をした入力フォームが以下の画面です。

ほとんど文字を入力する必要がなく、あらかじめ用意された選択肢から選ぶ形式なので、入力が直感的でとても簡単です。

そしてGoogleフォームのメリットである「クラウドサービス」であるため、インターネットがつながる環境であれば、どこでもパソコンからでもスマホからでも入力をすることができます。

登録データの確認

以前の記事でも説明したように、Googleフォームは登録されたデータの確認も簡単です。グラフで視覚的に見れるのも便利ですね。

データの集計や絞り込み作業は、Googleスプレッドシートにデータを出力しておくととても便利です。これもGoogleフォームでは簡単にできますね。

まとめ

よく聞く日報と言えば『営業日報』がありますね。営業マンが一日の営業内容や気付いた事、成果などを報告するためのものですが、この営業日報が負担となっているケースって結構多いのではないでしょうか。

他にも『作業日報』もありますね。ただの報告書類として、手書きで運用されている場合もあるかと思います。

日報を運用するのであれば、

  • 入力の手間がかからない
  • 入力する場所を選ばない
  • 集まった情報の整理や集計が簡単にできる

これらのことが実現できると成功の確率が高まるのではないでしょうか。そして、Googleフォームは無料でありながら上記の要件に対応できるポテンシャルを持っています。

アンケートとしての用途だけでなく、今回ご紹介した日報管理やその他業務にも応用してみてはいかがでしょうか。

ではでは!