社内の情報管理にWebデータベースを活用してみよう

みなさんは社内の情報管理にどのようなツールを利用していますでしょうか?
会計や人事、給与といった業務に関しては、市販のパッケージソフトやクラウドサービスを利用しているところが多いのではないかと思います。

しかし、上記のような汎用的な業務以外において情報管理をする場合はどうでしょうか。
ホワイトボードや紙を使ってアナログに管理する場合もあれば、独自のITシステムを構築して戦略的に管理している場合もあるかと思います。

そんな中、最もポピュラーなケースとして挙げられるのが「Excel」を使ったデータ管理ではないでしょうか。
管理したいデータ項目をExcelに定義して、ファイルサーバー上で共有したり、メールなどを活用してファイルを交換するといった感じです。

Excel自体はとても素晴らしいソフトで、

  • データ加工のしやすさ
  • 強力な関数機能
  • 表やグラフなどの表現の多彩さ
  • マクロを活用した処理の自動化

など、非常に多くの活用メリットを持っています。
(以下の記事で、Excelの積極的活用についてもお話ししました。)

しかし便利な反面、Excelにも苦手な部分もあります。
それは「データの共有」です。

通常ですと、誰かがExcelファイルを開いていると、他の人は編集できなくなってしまいますし、ファイルのコピー&ペーストができてしまうため、知らずに他の人にファイルを上書きされてしまうといったケースもあります。
(ブックの共有という機能もありますが、フィルタ表示がおかしくなってしまったり、ときどきおかしな挙動をすることがあります)

そこで今回は、社内でのデータ管理・共有をExcel以外のツールを使って実現してみたい方向けの情報をご紹介したいと思います。

Webデータベースの活用

データ共有の方法については、いろいろなツールが存在していますが、今回ご紹介したいのは、「Webデータベース」というジャンルの製品になります。

Webデータベースは、特定の業務に特化した製品ではなく、自分自身でデータ管理に必要なデータ項目を自由に定義することができます。
そして、そのデータ項目を画面上でどのように見せるのか、もしくは入力させるのかといったことも自身で定義することができます。
その際、「プログラミング不要で各種設定ができる」というのが、Webデータベースの大きな特徴になります。

また「Web」という名前が付いているように、パソコンにインストールして使うタイプのアプリケーションではなく、Webブラウザ上で利用するという特徴を持っています。

Webデータベースは複数人で利用することを想定して作られているため、Excelが苦手だったデータの共有という部分で特に強みを発揮することになります。

Webデータベース製品について

現在は、いろいろなWebデータベース製品が出てきていますが、いくつかの製品を簡単に紹介してみたいと思います。

Kintone

今、日本で一番有名なWebデータベースとしてまず名前が挙がるのが「Kintone」になります。

Kintoneは、グループウェアを提供する「サイボウズ」が運営しているWebデータベースで、2018年11月現在において8,000社以上の会社で利用されています。
こちらのKintoneは、クラウドサービスとして提供されているため、サーバーの設定などは必要なく、契約開始とともにすぐに利用を始めることができます。

導入件数が多いため、Web上にもたくさんの情報がありますし、コミュニティ活動も盛んなので、利用していく上での情報収集においては、他のWebデータベースとは一線を画すかと思います。

desknet’s DB

「desknet’s DB」は、「ネオジャパン」が提供しているWebデータベースです。(ネオジャパンもグループウェア「desknet’s NEO」を提供しています)

こちらの「desknet’s DB」は、クラウドサービス版としての提供もありますが、パッケージ版としての提供も用意されているのが特徴です。
社内のセキュリティ要件でクラウドサービスの利用が不可の場合などのとき、パッケージ版を利用してWebデータベースの利用を開始することができます。

また、グループウェアの「desknet’s NEO」をすでに利用している場合、特別優待価格での利用が可能なようなので、desknet’sユーザーの方は一考の余地がありそうです。

プリザンター

「プリザンター」は、「インプリム」が提供しているWebデータベースです。

「プリザンター」の一番の大きな特徴として「無償で使えるオープンソース・ソフトウェア」として提供されている点が挙げられるかと思います。
サーバーの設置費用などは掛かってしまいますが、ソフトについては無料で利用できるというのはとても大きなアドバンテージになりますね。(利用するユーザーが増えれば増えるほどメリットが大きくなります)

また、オープンソースでアプリケーションのソースコードが公開されているため、技術的知見のある方であれば、ソフトウェアのカスタマイズも可能になります。パッケージでは痒い所に手が届かなかったところも、自身でカスタマイズ可能なのであれば、活用の幅は広がっていきそうです。

※ちなみに、プリザンターは、クラウドサービス版も提供されています

まとめ

Webデータベースを導入することで、データの共有がシステム化され、さまざまなデータを一ヶ所で管理できるようになります。
また、データを戦略的に扱うことで、データを活用したIT経営の推進を図ることにもつながってきます。

専用のITシステムを構築するとなると、今まではベンダーに発注して作成してもらうケースも多かったかと思いますが、今回ご紹介したようなWebデータベースを利用することで、プログラミングせずとも自分たちの手で簡単な業務システムを構築することができるようになります。

システムは一度作ったら終わりではなく、自分たちの状況に合わせて随時更新していくことが重要です。自分たちの手でシームレスにシステムを更新できるに越したことはありません。

みなさんも積極的にWebデータベースを活用していきましょう!
しすたまでは今後もWebデータベースの活用方法について、情報提供をしていければと思っています。

尚、Webデータベースの導入に合わせて、改めて業務の整理をすることをおすすめします

ではでは!